5 conseils pour maintenir sa culture d'entreprise même à distance

5 CONSEILS POUR MAINTENIR SA CULTURE D'ENTREPRISE MÊME À DISTANCE

 

Avec le confinement, de nombreuses entreprises ont adopté le télétravail pour que leurs employés continuent leur activité depuis leur domicile. Grâce à la multitude d’applications et de logiciels collaboratifs et autres outils indispensables pour travailler à distance, maintenir sa culture d’entreprise à distance n’est pas plus complexe que dans un bureau. Voici nos conseils.
 

Rappel : qu’est-ce que la culture d’entreprise ? 

Avant toute chose, rappelons d’abord ce qu’est la culture d’entreprise : c’est l’ensemble des connaissances, des valeurs et des comportements partagés par les membres d’une même organisation. Cette culture facilite et influence le fonctionnement de l’entreprise et les décisions prises par ses membres. La culture d’entreprise est unique à chaque organisation, c’est en quelque sorte sa personnalité. Elle est fédératrice et rassemble les collaborateurs entre eux.

Les valeurs comme la confiance, les outils de travail, les méthodes de management, les documents de référence, le savoir-faire, les relations entre collaborateurs ou encore les manières de communiquer sont par exemple des éléments constitutifs de la culture d’entreprise. Tous peuvent être mis en place à distance.

Comment entretenir sa culture d’entreprise à distance ?

1.    Établir des méthodes de communication

Pour gérer une équipe à distance, une communication efficace est cruciale. Celle-ci doit être fréquente et s’effectuer via les bonnes plateformes. Heureusement aujourd’hui, les outils collaboratifs sont très variés. Que ce soit Slack, Fuze, Skype, WhatsApp ou autre, l’important est de rester en contact et de continuer à collaborer. Toutefois, gardez à l'esprit qu’avoir recours à un trop grand nombre de canaux différents peut être envahissant. 

De plus, lorsque cela est possible, il faut privilégier la conversation par vidéo. Comme pour une réunion physique, le manager définit un ordre du jour avant l'appel et s’assure que tout le monde en a pris connaissance. 

Puisque ces appels remplacent désormais les traditionnelles réunions d'équipe, la participation de chacun est essentielle. De cette manière, chaque télétravailleur est au courant des projets de l’équipe et participe à l’effort commun. 

2.    Entretenir les relations

En travaillant à distance, finies les discussions autour de la machine à café ou pendant la pause déjeuner. Terminées les conversations spontanées et impromptues dans l’open-space, qui contribuent pourtant largement à établir et à consolider les liens entre collègues. Que ce soit pour travailler ensemble sur un projet ou raconter son weekend, ces moments sont essentiels pour favoriser la cohésion d’équipe.

C’est pourquoi il est primordial de profiter des conversations téléphoniques ou vidéo pour simplement discuter entre collègues, et pas seulement à propos du travail. Les applications de messagerie instantanée comme WhatsApp, Fuze ou Slack sont également d’excellents outils pour maintenir les liens avec ses collègues. 

Par ailleurs, ces mesures sont particulièrement importantes pour favoriser l’intégration de nouveaux collaborateurs et leur permettre de connaître leurs collègues. 

3.    Créer un document de référence

Au bureau, partager son savoir et collaborer entre collègues est plutôt instinctif : ceux qui ont besoin d’aide demandent des informations directement à leurs collègues les plus expérimentés. En d’autres termes, ceux qui possèdent des connaissances spécialisées dans leur domaine les partagent plus facilement dans un bureau qu’en télétravail.

Cependant, partager ses connaissances peut être facile aussi lorsque l’on travaille à distance. Une solution est d’établir un document de référence regroupant un maximum d’informations importantes auquel les membres de l’entreprise peuvent se référer pour mener à bien leur activité. Ce document de référence permet alors d’obtenir rapidement une information sans surcharger les boîtes mails.

Et pourquoi ne pas encourager les salariés experts dans leur domaine à créer des guides, animer des webinars ou des podcasts sur leur spécialisation (regroupés dans une plateforme en ligne par exemple) pour fluidifier le partage de connaissances ? 

Par exemple, la nouvelle plateforme en ligne Hays Learning regroupe des formations gratuites pour les entreprises de toutes tailles et leurs salariés. Le but ? Favoriser le bien-être mental comme physique des collaborateurs et renforcer la performance des équipes tout en développant leurs compétences via un contenu attractif (vidéos, quiz, évaluations, etc.), même à distance !

4.    Organiser des temps forts

L'organisation de temps forts, par exemple des réunions mensuelles ou des séminaires annuels, favorise la cohésion et entretient la culture d'entreprise. Ces moments sont l’occasion de se retrouver, que ce soit tous ensemble ou par petits groupes. Ils permettent de maintenir des liens solides, de se créer des souvenirs en commun et de participer à l’histoire de l’entreprise.

En dehors des rencontres physiques, il faut encourager les interactions entre les membres de l’équipe. Pour favoriser les échanges et fédérer, une idée est d’organiser des évènements à distance en visioconférence, par exemple un apéro virtuel, une séance de sport ou encore un concours de cuisine. 

Vous pouvez aussi commencer la journée en partageant un café avec vos collaborateurs de façon informelle en visioconférence, ou encore déjeuner ensemble virtuellement de temps en temps pendant la pause du midi. Ces actions permettront de resserrer les liens entre collègues mais aussi d’avoir des discussions plus personnelles. 

Par ailleurs, pour motiver vos équipes à distance et les encourager à se dépasser, vous pouvez aussi organiser des incentives et des challenges, avec pourquoi pas des cadeaux ou des récompenses à la clé.

Enfin, pour vous rappeler tous ces moments forts, immortalisez-les en prenant des photos d’équipe que vous partagerez par mail ou sur les réseaux professionnels que vous utilisez. 

5.    Faire confiance à son équipe

La transition du travail en bureau au télétravail est parfois source de complications, tant pour les équipes que pour leurs managers qui doivent faire évoluer les méthodes traditionnelles de management et mettre en place de nouvelles stratégies pour gérer leurs équipes à distance

Les politiques de présentéisme et la supervision permanente sont remplacées par d’autres méthodes de management, fondées sur la confiance et l’autonomie. Ainsi, au lieu de compter les heures de connexion, le manager met en place un système de gestion par résultats et mesure les objectifs atteints et les rendus produits par chacun. En leur donnant toute l’autonomie et la confiance dont elles ont besoin pour mener à bien leurs missions, les équipes apprennent à se responsabiliser.

Pressy Gunasekar, Directrice Marketing et Communication, en collaboration avec Noémi Capell.

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