L'importance de savoir dire non au travail

Vous avez tendance à toujours accepter de rendre service, de travailler sur des dossiers qui ne sont pas les vôtres, de préparer une réunion à la dernière minute alors qu’elle n’était même pas prévue ? 

Comme beaucoup, vous avez du mal à dire non dans votre vie professionnelle, par crainte peut-être que ce refus n’entache votre carrière (et en particulier si vous venez tout juste d’arriver dans votre nouvelle entreprise), que cela froisse vos collègues ou par peur de passer pour une personne paresseuse. 

Or, dire oui à tout (ou presque) peut avoir des conséquences sur votre vie professionnelle. Si vous ne savez pas dire non, il y a des chances que vous finissiez surchargé de travail, frustré et en colère contre vos collègues.

Il est donc capital dans la vie professionnelle comme dans la vie privée de savoir fixer ses limites, pour se faire respecter mais aussi se préserver. Dire « non », c’est aussi gagner en confiance, s’affirmer et montrer que l’on connaît ses limites. 

Bien sûr, il ne s’agit pas ici de refuser systématiquement de donner un coup de main à son collègue ou toute tâche supplémentaire demandée par son manager. Il faut savoir évaluer quand vous pouvez mettre la main à la pâte ou non, en fonction de votre situation, de votre charge de travail et de votre fiche de poste, par exemple. 

Comment dire non avec tact ?

1.    Prendre le temps de répondre
Avant de donner votre réponse (positive ou négative), prenez le temps de réfléchir à la demande, que ce soit pendant quelques minutes ou quelques heures. De cette manière, vous ne serez pas pris de court et vous pourrez vérifier votre agenda ou to do list. Vous montrerez par la même occasion votre professionnalisme et votre sens des priorités. 

Avant de répondre, demandez à votre collègue des précisions pour vous aider à prendre votre décision. Vous avez besoin de détails pour comprendre le temps qu’il vous faudra pour réaliser cette tâche, les efforts à fournir, etc. Cela vous permettra de bien choisir vos arguments si vous souhaitez décliner cette tâche.

Votre interlocuteur attend de vous une réponse immédiate ? Pour vous laisser plus de temps, répétez sa requête devant lui en la reformulant, cela vous fera gagner un peu de temps. Réfléchissez à voix haute en envisageant les enjeux et les conséquences sur votre travail.

2.    Trouver les bons arguments
Il ne s’agit pas de dire simplement « non, je ne peux pas » ou « je n’ai pas le temps » puis de tourner les talons. Pour faire passer le message, il faut argumenter en apportant des éléments factuels.  

Par exemple, si vous déclinez une tâche supplémentaire, listez vos tâches et leurs délais : « J’ai déjà beaucoup de dossiers à gérer, je dois boucler le dossier X avant demain et j’ai le projet Y à envoyer à untel avant ce weekend, je ne suis donc pas en mesure d’effectuer la tâche Z ».

Si vous souhaitez dire non car vous ne savez pas faire, faites comprendre à votre interlocuteur que vous n’avez pas la compétence nécessaire car vous n’avez pas été formé sur cette mission, ou que cela ne fait pas partie de votre fiche de poste. 

Attention à rester simple dans vos arguments et ne pas en faire trop, au risque que vos collaborateurs s’imaginent que vous ne savez pas gérer votre temps ou que vous n’êtes pas compétent pour le poste !

3.    Proposer des alternatives
Au moment de décliner, proposez une ou plusieurs alternatives. Cherchez des solutions pour parvenir tout de même à livrer le dossier à temps. 

Par exemple : 

•    Vous pouvez proposer de rendre ce service contre un autre : « Je peux le faire, mais il faudrait que quelqu’un d’autre, par exemple X, se charge du dossier Y. » 
•    Vous pouvez proposer qu’une personne plus compétente pour cette tâche s’en charge, tout en offrant de donner un coup de main sur l’un de ses projets : « Je pourrais m’en charger, mais j’aurais besoin d’un temps de formation pour t’aider. En revanche, notre collègue Z s’y connaît et pourrait t’aider plus rapidement. En échange, je peux lui proposer de reprendre le dossier Y. »
•    Vous pouvez proposer de l’aider pour une partie de sa requête seulement, mais pas la totalité : « Je travaille actuellement sur le dossier X que je dois boucler au plus vite, mais je peux t’aider pour la partie Y car c’est mon domaine d’expertise. »
•    Vous pouvez proposer un nouveau délai : « Je ne peux pas m’en charger car je dois boucler ce dossier X cette semaine, en revanche, je suis davantage disponible la semaine prochaine si besoin. »

 

4.    Être poli et diplomate
Vous avez le droit de dire non, mais il faut savoir y mettre les formes. Votre façon de répondre importe plus que vos arguments. Alors qu’un non agressif vous desservirait et serait contre-productif, un non poli et aimable vous aidera à faire passer le message auprès de votre interlocuteur et l’aider à accepter votre refus.

Ainsi, expliquez calmement pourquoi vous déclinez sa requête, avec bienveillance et civisme. Soignez vos relations professionnelles ! 

Comment dire non à son supérieur hiérarchique ?

Décliner la demande de son N+1 ou le PDG de son entreprise peut sembler plus délicat : d’une part, car il nous témoigne de sa confiance en nous proposant une tâche supplémentaire, d’autre part, car il représente l’autorité, et vous avez appris à la respecter. 

Du reste, un salarié est tenu d’exécuter consciencieusement sa prestation de travail dans les conditions fixées par son contrat de travail. Par exemple, il est tenu d’accomplir des heures supplémentaires si son employeur en fait la demande (orale ou écrite), sauf en cas d'abus de droit de ce dernier. Le salarié ne peut pas être sanctionné s'il refuse exceptionnellement de faire les heures supplémentaires demandées par l'employeur car il n'avait pas été prévenu suffisamment tôt. 

Il est possible de refuser d’exécuter une tâche si vous avez un motif valable. Dans ce cas-ci, les conseils sont les mêmes que ceux listés ci-dessus : vous avez le droit de dire non, mais il faut prendre d’abord le temps d’analyser la requête pour ensuite argumenter, justifier votre refus avec des exemples précis et proposer des solutions. C’est encore plus important s’il s’agit de votre supérieur !

Affirmer clairement ses limites avant de se retrouver surchargé de travail, amer et stressé, est capital. Savoir dire non est une compétence : vous prouvez de cette manière que vous savez préserver vos ressources, que vous connaissez vos limites, que vous savez vous affirmer et vous respecter, et que vous connaissez parfaitement vos missions et le sens des priorités. 

 

Marianne Jaffrès, Manager de Bureau à Tours, en collaboration avec Noémi Capell.

 

Marianne Jaffrès

 

De formation supérieure en Ecole de Commerce, Marianne présente une expérience de 15 ans dans le recrutement. 
Elle intègre le Groupe Hays en 2006, évolue de Consultante à Manager, avec une expertise dans le secteur du BTP/Immobilier.
Depuis 15 ans, Marianne accompagne les candidats et les entreprises de la région Centre/Sarthe dans leur projet de développement professionnel et de recherche de nouveaux talents. 
En parallèle, elle évolue sur des fonctions managériales en encadrant l’équipe de consultants du bureau de Tours composée de 15 consultants.