Dix astuces pour télétravailler efficacement et bien s’organiser

DIX ASTUCES POUR TÉLÉTRAVAILLER EFFICACEMENT ET BIEN S'ORGANISER


Avec l’épidémie de Covid-19 qui sévit en France et dans le monde et les annonces du gouvernement, de nombreux salariés habitués à travailler au bureau sont appelés à télétravailler chez eux jusqu’à nouvel ordre, ceci afin de contenir la propagation du virus. 

Si beaucoup rêvent de pouvoir travailler depuis leur domicile, cet exercice peut finalement s’avérer plus compliqué qu’on ne le pense. Sentiment d’isolement, démotivation, tentations diverses et variées… Difficile parfois de rester concentré et motivé loin de son bureau. Que vous soyez un télétravailleur averti ou novice, découvrez nos astuces pour bien travailler chez vous et rester productif.

 

1. Ne faites pas l’impasse sur la routine matinale

Vous avez certes la chance de pouvoir dormir un peu plus que d’habitude, mais cela ne veut pas dire qu’il faut rester en pyjama toute la journée. Dès le réveil, continuez donc de faire comme si vous alliez au bureau. Habillez-vous, coiffez-vous, prenez votre douche, votre petit-déjeuner, etc. Ce rituel matinal vous aidera à entrer en mode travail et vous vous sentirez davantage prêt à commencer vos missions quotidiennes.

 

2. Dites bonjour

En vous connectant à votre ordinateur, n’oubliez pas de dire bonjour à vos collègues et supérieurs, à leur signifier que vous partez en pause ou à les prévenir lorsque vous vous déconnectez et quittez votre poste. Une autre idée est de mettre à jour votre profil (disponible, absent, en communication) sur la messagerie instantanée de votre entreprise par exemple. Cela permettra à votre équipe de savoir lorsque vous êtes en poste et disponible.

 

3. Créez-vous un espace de travail

Si certaines personnes apprécient et parviennent à travailler dans leur lit tout en restant efficaces, il est néanmoins conseillé de se créer un espace de travail dédié chez soi. Cela vous permettra par ailleurs de faire une coupure entre ce qui est associé au travail et ce qui ne l’est pas.

Le mieux est évidemment de s’installer à un bureau ou une table, assis sur un siège ergonomique. Si vous n’avez pas la chance d’en posséder, essayez tout de même de vous créer un coin confortable et propice au travail et évitez au maximum les positions qui pourraient éventuellement provoquer un mal de dos. Cet espace doit regrouper tout le matériel nécessaire à vos missions, par exemple : votre ordinateur portable, une imprimante, un scanner, vos documents de travail, etc. Pensez aussi à garder votre espace de travail propre et éloigner les sources de distraction. 

 

4. Organisez votre temps de travail

Si la règle de votre entreprise est de suivre les mêmes horaires qu’au bureau, respectez-les scrupuleusement. Allumez votre ordinateur et partez en pause déjeuner à la même heure que d’habitude. Déconnectez-vous au même moment qu’au bureau. Si besoin, discutez de vos plages horaires avec votre manager.

Si votre entreprise vous autorise à avoir des horaires flexibles, créez-vous un planning et suivez-le rigoureusement pour éviter de vous lever trop tard et de travailler jusqu’à minuit. Du reste, le mieux est de se caler sur les horaires de vos collègues et supérieurs pour faciliter les échanges.

Par ailleurs, n’oubliez pas de faire des pauses ! En effet, souvent par culpabilité, les télétravailleurs ont tendance à travailler davantage chez eux qu’au bureau.

 

5. Restez en contact avec vos collègues

Lorsque l’on est habitué à voir et discuter avec ses collègues tous les jours, travailler seul chez soi peut vite devenir lassant. Que ce soit par Skype, Whatsapp, Slack ou autre messagerie instantanée, continuez à discuter avec vos collègues, ne serait-ce que pour prendre des nouvelles mais aussi partager une information, une idée ou brainstormer sur un projet.

 

6. Utilisez des outils collaboratifs

Messageries instantanées comme Fuze ou Slack, outils de stockage et de partage de dossiers (par exemple : Dropbox ou Google Drive), applications et logiciels de gestion de projets (Evernote, Trello) ou encore agendas partagés, les outils qui facilitent le travail collaboratif et notamment le télétravail sont de plus en plus utilisés par les entreprises. Que ce soit pour rester en contact avec ses collaborateurs, échanger des informations, travailler en équipe ou communiquer avec les clients, ces outils collaboratifs sont devenus quasiment indispensables. 

 

7. Soyez transparent

Même si vous travaillez depuis chez vous, votre équipe et votre supérieur hiérarchique doivent pouvoir compter sur vous. Alors n’oubliez pas de les prévenir si vous devez vous absenter, si vous avez un rendez-vous médical, si vous avez une urgence ou devez répondre à un appel personnel… Ils doivent savoir que vous ne serez pas joignable à ce moment-là.

 

8. N’oubliez pas de bouger régulièrement

Vous aviez peut-être l’habitude de marcher tous les jours pour vous rendre au travail, de grimper ou de descendre des marches, ou encore de courir dans les couloirs du métro. 

Malheureusement, en restant à la maison, votre activité physique risque d’être réduite. Pour rester en bonne santé et éviter les troubles musculo-squelettiques (très fréquents chez les personnes sédentaires), pensez à bouger régulièrement. Marchez, étirez-vous, soulevez des haltères ou initiez-vous au yoga : vous avez l’embarras du choix, même si vous devez rester confiné chez vous. 

 

9. Si vous participez à une visioconférence, restez présentable

En travaillant à distance, vous serez peut-être amené à devoir participer à une réunion en visioconférence. Par Skype, FaceTime ou autre, avec vos collègues, supérieurs hiérarchiques ou clients, dans tous les cas, vous devez rester présentable. La règle est de faire comme si vous étiez en réunion en physique, alors habillez-vous de la même façon qu’au bureau. Coiffure, barbe, maquillage : soignez votre présentation, même si vous êtes derrière votre écran.

 

10. Pour les parents : comment travailler et gérer la garde des enfants ?

Avec la fermeture des écoles annoncée par le gouvernement à partir du lundi 16 mars 2020, beaucoup de parents se retrouvent à travailler chez eux pour pouvoir assurer la garde de leurs enfants. On l’imagine facilement, rester concentré lorsque les enfants jouent à côté peut devenir très vite compliqué, et en particulier s’ils sont en bas-âge. Alors, comment concilier vie professionnelle avec vie de famille ?

Tout d’abord, le mieux est d’en informer son supérieur : pour des raisons évidentes, il ou elle doit savoir que vous avez la garde de vos enfants. Si vos enfants sont grands, posez des limites claires et strictes : vous ne devez pas être dérangé lorsque vous travaillez. Pour les garder occupés toute la journée, anticipez les activités et les loisirs, à adapter bien sûr selon l’âge de chacun. Une autre idée, si votre entreprise le propose, est d’aménager vos horaires pour répartir la garde des enfants avec votre partenaire. 

Que l’on télétravaille quelques jours seulement ou pendant une durée plus longue, il est primordial de bien s’organiser pour optimiser ses journées de travail. A vous de jouer !

 

Philippe Lambert, Directeur des Ressources Humaines, en collaboration avec Noémi Capell. 

Glossaire bloc

NOTRE GLOSSAIRE

Si vous avez entendu ou lu un mot dont la signification vous échappe, découvrez notre glossaire !
Cliquez ici.

Nos podcasts ok

ECOUTEZ NOS PODCASTS

Découvrez tous les conseils de nos experts.

Suivez nous ok

SUIVEZ-NOUS