Premier emploi ? 5 choses que l’on ne vous a jamais dites sur le travail au bureau

PREMIER EMPLOI ? 5 CHOSES QUE L'ON NE VOUS A JAMAIS DITES SUR LE TRAVAIL AU BUREAU

 
Félicitations, vous avez décroché votre premier emploi dans un bureau ! Vous avez certainement déjà occupé d'autres postes auparavant, mais celui-ci est très différent des jobs à temps partiel que vous avez pu occuper pendant vos études. Cet emploi marque le premier chapitre de votre carrière professionnelle, et vous voulez donc en tirer le maximum d'enseignements. Cependant, vous avancez en terrain inconnu et vous ne savez pas vraiment à quoi vous attendre.

Vous avez peut-être en tête des images de personnes élégamment vêtues, courant d'une réunion à l'autre, travaillant dans un open space en effervescence avec le téléphone qui sonne sans arrêt. Certes, cela peut être la réalité dans certains bureaux, mais il faut aussi tenir compte d’autres éléments du quotidien plus importants pour faciliter votre transition vers la vie de bureau. Découvrez nos conseils.

1. Tirez parti des réunions pour développer votre image professionnelle

Les réunions sont l’occasion d'apprendre à connaître vos collègues. En outre, elles peuvent vous aider à construire votre réputation professionnelle, en mettant en valeur votre travail et votre engagement envers l'organisation. Il est donc capital de suivre les conseils ci-dessous :

•    Gérez efficacement votre agenda et préparez correctement chaque réunion.
•    Si vous devez prendre la parole lors d'une réunion ou y contribuer d'une manière ou d'une autre, votre supérieur hiérarchique voudra peut-être prendre connaissance de vos commentaires à l'avance. Tenez-en compte au moment d’établir votre planning et suivi des tâches.
•    Faites attention à votre langage corporel. Tenez-vous droit, établissez un contact visuel avec votre interlocuteur et faites un signe de tête ou un sourire pour montrer que vous êtes attentif, même en visioconférence.
•    N'apportez pas votre téléphone personnel en réunion et évitez d'utiliser votre téléphone professionnel, même si d'autres personnes le font. Vous venez tout juste d’arriver, vous devez prouver votre engagement et votre valeur !
•    Prenez des notes et posez des questions pertinentes lorsque vous le pouvez.

2. Vous avez besoin d'amis au sein de votre entreprise

Les amitiés sur le lieu de travail sont importantes, et même encouragées dans de nombreuses entreprises. Avec l'augmentation de l'espérance de vie, nous passons une grande partie de notre vie d'adulte au travail, ce temps doit donc être aussi agréable que possible. Selon une étude de LinkedIn, 46% des professionnels pensent qu'avoir des amis au travail contribue à leur niveau de bonheur général. 

Comment se faire des amis au bureau ?

•    Retenez le nom de vos collègues. C'est plus difficile qu'il n'y paraît lorsque vous travaillez dans un grand bureau avec de nombreux collaborateurs. Lorsque l'on vous présente quelqu'un, répétez son nom en le saluant. Une fois de retour à votre bureau, vous pouvez par exemple dessiner un plan de table et noter les places de chacun. S’il existe, vous pouvez également consulter le trombinoscope de l’entreprise.
•    Gardez l'esprit ouvert et engagez la conversation avec tous les employés de votre bureau, pas seulement avec ceux de votre service.
•    Profitez des moments de convivialité pour faire connaissance avec vos collègues, par exemple lors d'événements professionnels comme un séminaire d’entreprise, ou simplement en attendant l'ascenseur. Un simple « Bonjour, comment se passe votre journée ? » suffit à lancer la conversation.

3. Vous devrez faire plus d'efforts pour rester en forme

On estime que, à travers le monde, une personne active reste assise en moyenne 12 heures par jour. Peut-être que cette statistique ne vous concernait pas jusqu'à présent : vous aviez peut-être un emploi à temps partiel dans le secteur de la vente ou de l'hôtellerie qui vous permettait de rester debout. Même au collège ou à l'université, vous deviez traverser le campus à pied pour vous rendre à vos différents cours. En revanche, dans un environnement de bureau, vous pouvez vous retrouver assis sur la même chaise pendant 8 heures ou plus si vous ne faites pas attention.

Il a été clairement démontré que rester assis trop longtemps a un impact négatif sur la santé physique et mentale. Par conséquent, dès le début de votre prise de poste, efforcez-vous de rester actif pendant vos heures de travail. Par exemple, pour éviter de tomber dans un mode de vie trop sédentaire au bureau, levez-vous de votre siège toutes les demi-heures, profitez de vos pauses déjeuner ou café pour marcher, inscrivez-vous dans une salle de sport à proximité du bureau (ou de chez vous si vous êtes en télétravail) et utilisez les escaliers plutôt que l'ascenseur.

4. Messagerie électronique : il existe des règles tacites 

On estime que, chaque jour, un employé de bureau reçoit en moyenne 121 emails et en envoie 40 (DMR). Et pourtant, on ne nous apprend pas vraiment ce qu'il faut faire et ne pas faire pour envoyer des emails professionnels. Voici donc nos conseils :

A faire :

•    Rédigez vos emails en respectant la taille et la police de caractère utilisées par votre entreprise.
•    Organisez des dossiers et des sous-dossiers avec des intitulés clairs pour chaque projet afin d'accéder rapidement et facilement aux informations et de ne pas manquer les messages importants.
•    Lorsque vous répondez à des messages dans un fil de discussion, veillez à répondre au message le plus récent.
•    Bien sûr, vérifiez que l'email ne contient pas de fautes d'orthographe ou de syntaxe, et assurez-vous que vous vous adressez à la bonne personne.
•    Vérifiez le ton du message (par exemple en le lisant à voix haute). Un « s'il vous plaît » ou « j'espère que vous allez bien » pourrait-il adoucir un message au ton un peu trop abrupt ?
•    Créez une signature professionnelle en suivant le modèle de votre entreprise. Celle-ci peut comporter une phrase telle que « Cordialement » ou « Bien à vous », votre intitulé de poste, un numéro de téléphone, votre email, des liens vers vos réseaux sociaux professionnels, les coordonnées de votre entreprise.
•    Mettez votre supérieur en copie de vos emails jusqu'à ce qu'il vous dise que vous n'avez plus besoin de le faire.

A ne pas faire :

•    Prendre trop de temps pour répondre. Selon une enquête, environ 70% des personnes s'attendent à recevoir une réponse de leurs collègues dans les quatre heures (Toister Performance Solutions). Toutefois, si l'email est marqué comme étant urgent, ou s'il provient d'une personne de haut rang, ou les deux, il faut répondre au plus vite.
•    « Répondre à tous » quand les destinataires de l'email sont nombreux et n'ont pas besoin de voir votre réponse. On peut citer, par exemple, un email de la réception vous demandant si vous participez à un événement professionnel.
•    Copier et coller le même email sans changer les détails variables tels que les noms, les intitulés des postes, les noms des entreprises et les dates.
•    Oublier de vous présenter si vous n'avez pas parlé au destinataire auparavant.
•    Marquer les emails que vous envoyez comme étant « de haute importance » alors qu'en réalité, ils ne seront pas perçus comme tels par le destinataire.
•    Oublier de joindre les pièces jointes auxquelles vous faites référence dans votre email.
•    Transférer ou mettre une personne en copie d'un email confidentiel qu'elle n'est pas censée voir.
•    Oublier de mettre les destinataires en copie cachée (Cci) en envoyant un email à un grand nombre de personnes qui ne sont pas censées pouvoir s’identifier.

5. La communication verbale reste essentielle, à distance comme en présentiel

Dans un récent billet de blog, Alistair Cox, PDG de Hays, évoque l'importance de la communication verbale et explique comment procéder : « Après qu’une personne a parlé, son interlocuteur lui répond en moyenne en 200 millisecondes seulement, alors qu'un email ou un message WhatsApp peut être engloutis dans un trou noir, sans jamais être lus, et encore moins répondus. »

Si l'email ou les outils de messagerie instantanée tels que Teams, Slack ou WhatsApp sont des formes de communication pratiques, si vous avez besoin d'une réponse ou d'une solution rapide ou si vous vous retrouvez à faire des allers-retours sans fin dans vos emails, il est temps de prendre le téléphone ou d'avoir une conversation en face-à face. Si vous décidez de décrocher le téléphone, n'oubliez pas :

•    Lorsque vous passez un appel téléphonique, précisez votre identité, même si le téléphone affiche l’identifiant de l’appelant : c'est une simple courtoisie.
•    Lorsque vous recevez un appel interne, répondez de manière professionnelle. En général, ce sera un simple « Bonjour + votre nom + votre service (comptabilité, communication, informatique, etc.) ».
•    Si vous recevez un appel externe, vous devrez indiquer le nom de l'entreprise, par exemple : « Bonjour, vous êtes bien chez *nom de l'entreprise*, c'est *votre nom* à l'appareil, comment puis-je vous aider ? » ou encore « *nom de l’entreprise* + *votre nom* + bonjour ».

Les débuts peuvent être intimidants, et il est certain que vous aurez à faire face à d'autres difficultés non mentionnées précédemment. Mais n'oubliez pas que votre supérieur ne s'attend pas à ce que vous sachiez tout, alors n'ayez pas peur de faire des erreurs ou de poser des questions. En restant ouvert d'esprit, positif et désireux d'apprendre, vous vous épanouirez pleinement dans ce nouveau poste !
 
Florent Roger, Manager de Bureau Rouen, en collaboration avec Noémi Capell.
 
 
Florent dispose d’une formation d’Ingénieur scientifique. Son début de carrière est constitué de CDD en Ressources Humaines au sein d’un grand laboratoire pharmaceutique (siège social et site industriel de 800 personnes), soit 3 ans d’expérience. 
Arrivé au sein du cabinet Hays de Rouen, à sa création en janvier 2008, il intervient en tant que Consultant sur les divisions Industrie et Achats/Logistique. Il gère toujours cette division depuis 13 ans et, en parallèle, il manage l’ensemble du bureau, l’équipe Senior et Junior (BTP, AEC, Sales & Marketing, Industrie, Finance & RH…). 
 
 
 

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