Quelles leçons tirer du 1er confinement pour manager efficacement ses équipes à distance ?

QUELLES LECONS TIRER DU 1er CONFINEMENT POUR MANAGER EFFICACEMENT SES EQUIPES A DISTANCE ?

 
Alors que la France entière est reconfinée depuis le 30 octobre, quelles sont les leçons du premier confinement que l’on peut tirer pour manager efficacement ses équipes à distance ? 

Quels sont les enseignements du premier confinement ?

Confinement, bis repetita. Si, à la différence de celui du printemps dernier, les écoles sont ouvertes, la vie économique ne semble pas autant ralentie et les rues sont beaucoup moins vides, ce reconfinement signe le retour du télétravail et du management à distance. Heureusement, le premier confinement aura été riche en enseignements, que l’on soit manager ou managé. Alors cette fois-ci, il est crucial de tirer les leçons du passé pour bien manager ses équipes, voire même faire mieux.

Manager en télétravail ou au bureau n’est pas la même chose 

Au printemps dernier, passer du bureau au télétravail n’a pas été une mince affaire, y compris pour les managers qui ont dû rapidement réfléchir à de nouvelles stratégies managériales. En quelques jours seulement, il a fallu revoir les méthodes de management, faire évoluer les systèmes de reporting, intensifier la communication et l’écoute, raviver le sentiment d’appartenance, responsabiliser les équipes et renforcer leur autonomie.

Fini donc les politiques de présentéisme et la supervision permanente d’avant la crise. Avec le télétravail, le manager comme le managé sont tous deux devant leurs écrans, mais chacun chez eux. Pour bien manager à distance et continuer à contrôler la performance des équipes, il faut d’abord redéfinir les priorités en amont et de façon individuelle avec chaque managé, pour laisser ensuite davantage d’autonomie dans la réalisation des missions. Le manager peut créer un système de reporting (par exemple, demander aux salariés de faire un compte-rendu en ligne sur une plateforme collaborative ou directement sur Excel ou un logiciel de reporting). Autres conseils pour manager en télétravail : donner des feedbacks réguliers (et cela va dans les deux sens, manager comme managé) et organiser des points virtuels quotidiens ou hebdomadaires. 

L’objectif de ces nouvelles méthodes : maintenir la motivation et la confiance des équipes, et donc par extension leur performance et leur productivité, même lorsqu’elles sont en télétravail loin de leurs collègues et managers.

Le télétravail booste la productivité… mais sous certaines conditions

Selon la Direction générale des entreprises (DGE), le télétravail permet aux entreprises d’accroître la production et la productivité, de l'ordre de 5 à 30%. Travailler à distance, c’est aussi l’amélioration de la qualité de vie des salariés au travail et ainsi une motivation et une implication accrue, ainsi qu’un turn-over et un taux d’absentéisme réduit, selon le Commissariat général à l'égalité des territoires (CGET).

Des données optimistes qu’il faut pourtant tempérer, l’OCDE soulignant de son côté que « s’il est permis de penser que l’utilisation accrue du télétravail à long terme peut améliorer la productivité et divers autres indicateurs économiques et sociaux (bien-être des employés, égalité entre les sexes, inégalités régionales, logement), son impact global n’est pas tranché et il ne faut pas exclure certains risques, en particulier pour l’innovation et la satisfaction des travailleurs ».

Fatigue, stress, anxiété, baisse de motivation… Les entreprises comme leurs salariés ont pu le constater, le travail à distance aussi a son lot d’inconvénients. Car en télétravail, les salariés ont tendance à travailler de manière plus intense, à prendre moins de pauses qu’au bureau, à se concentrer plus longuement sur les écrans d’ordinateur. Ils se fatiguent donc beaucoup plus. 

Aussi à domicile, l’environnement de travail n’est pas toujours propice à la tranquillité, comme on a pu le voir pendant le premier confinement, quand les parents devaient s’occuper de leurs enfants puisqu’alors les écoles étaient fermées. La productivité et la concentration peuvent également être perturbées par les multiples notifications des différentes messageries instantanées, qu’elles soient Fuze, Teams, WhatsApp, Slack ou autre.

Qui dit télétravail dit aussi parfois plus de stress, notamment car les télétravailleurs pensent devoir justifier leur productivité en travaillant plus. Le manque de matériel (absence de bureau ou de chaise ergonomique) peut aussi impacter la productivité, la motivation et le bien-être des salariés. 

En somme, il ne suffit donc pas simplement de mettre en place le télétravail, il faut le faire de façon intelligente pour augmenter la productivité et en tirer des bénéfices, par exemple en diffusant les bonnes pratiques de télétravail (sous forme d’articles de blog, de guides PDF, etc.), en proposant des formations en ligne pour développer les compétences des salariés (apprendre à gérer son stress, développer sa capacité d’adaptation ou sa créativité, apprendre à bien manager ses équipes à distance, etc.), ou encore en investissant dans du matériel de travail.

La capacité d’adaptation des équipes et l’importance du collectif

Quand le premier confinement a été annoncé en mars dernier, les entreprises ont réussi à mettre en œuvre quelque chose qu’elles n’auraient sans doute jamais pu imaginer. Souvent grâce à des équipes IT talentueuses, beaucoup ont réussi à mettre en place le télétravail pour leurs équipes en seulement quelques jours. 

Pourtant avant l’épidémie, nombreuses étaient les entreprises à hésiter ou à refuser d’instaurer le travail à distance, craignant entre autres une baisse de motivation ou de productivité de leurs équipes, ou encore un process trop complexe. Avant la crise, seuls 7% des salariés télétravaillaient (source : Dares Analyses). On le sait aujourd’hui, il est possible de mettre en place le télétravail rapidement et de changer ses méthodes de travail de façon efficace, que l’on soit manager ou managé.

Cette transition et ce changement radical des habitudes n’a été possible que grâce aux compétences de tous (techniques et comportementales), notamment la résilience, la créativité, la capacité d’adaptation, l’intelligence collective et la solidarité des équipes. Alors que nous sommes reconfinés aujourd’hui, il est primordial de ne pas l’oublier pour avancer et de reconnaître l’importance du rôle de chacun et du collectif. Cette reconnaissance et ces remerciements des managers favorisent d’ailleurs, on le sait, la motivation et le sentiment d’appartenance des salariés.  
Pour montrer sa gratitude envers le travail et les efforts fournis par les équipes, nul besoin de débourser des sommes folles. Féliciter ses collaborateurs ne prend pas non plus beaucoup de temps ! Par exemple, le manager peut appeler directement le managé pour lui faire savoir de vive voix que son travail est remarqué et apprécié, il peut aussi lui adresser un mot ou un email, ou encore le valoriser devant toute l’équipe lors d’une visio-conférence. Autres idées : donner une journée ou une demi-journée libre, offrir un repas/un café à l’extérieur une fois le confinement fini, faire livrer un repas au domicile du collaborateur, etc.
 
Le télétravail à 100% ne convient pas à tout le monde 

On a pu le remarquer pendant le premier confinement, si certaines personnes s’épanouissent pleinement en télétravail et sont plus productives, ce n’est pas le cas de tous. Isolement, enfermement et manque d’interactions sociales peuvent avoir des conséquences négatives sur la motivation et la performance des équipes, surtout lorsque le télétravail est forcé. Certains en finissent même par regretter les trajets domicile-travail, qui agissaient finalement comme un sas de décompression, un moment à part entre leur vie personnelle et professionnelle. En télétravail, il n’y a plus de coupure nette entre ces deux mondes, les limites entre le temps de travail et le temps personnel sont plus floues. 

Puisque tout le monde réagit de manière différente face à la situation actuelle, aux managers de faire du cas par cas, de se rendre disponibles et d’être attentifs à chacun. Des mesures nécessaires doivent être mises en place pour soutenir les salariés et favoriser leur bien-être (par exemple : assurer le droit à la déconnexion, redéfinir les missions, organiser des points réguliers, mettre en place un système de soutien informatique, encourager des routines de travail saines, etc.), tout en restant vigilant aux collaborateurs qui pourraient être en difficulté.
 
Isabelle Pelletant, Directrice Régionale Adjointe Auvergne, en collaboration avec Noémie Capell.

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