Managers : comment accompagner le retour au bureau de vos équipes ?

MANAGERS : COMMENT ACCOMPAGNER LE RETOUR AU BUREAU DE VOS EQUIPES ?

 
Selon un sondage mené par Hays fin mai 2021 auprès de plus de 6 500 personnes sur LinkedIn, 53% des répondants déclarent appréhender le retour au bureau, quand seulement 15% indiquent avoir hâte d’y retourner.

Car avec l’assouplissement des règles du télétravail et le nouveau protocole sanitaire prévu à compter du 9 juin, si certains ont hâte de retrouver leur environnement de travail d’avant la crise, beaucoup d’autres appréhendent le retour au bureau, après parfois des mois de travail à la maison. Alors, comment accompagner ses équipes dans cette transition, tout en les rassurant et les remotivant ?

Avant la reprise

Comprendre ses collaborateurs pour les rassurer

Quand certains rêvent de retrouver leur quotidien d’avant et sont nostalgiques de l’ambiance du bureau, d’autres appréhendent le retour à la normale. Et cette inquiétude n’est pas seulement due à la question sanitaire et à l’angoisse d’être contaminé. Car après un an à travailler dans le confort de leur domicile, les salariés ont pris de nouvelles habitudes : ils peuvent dormir davantage le matin, éviter les embouteillages ou la cohue des transports en commun, avoir plus de temps pour eux et d’autres activités, profiter plus longtemps de leur famille... 

Pour accompagner les collaborateurs, il faut donc prendre en compte la diversité des personnalités, les ressentis et les nouvelles habitudes des uns et des autres. Comment se sentent-ils par rapport au retour au bureau ? Quelles sont leurs attentes en matière de télétravail ? Quelles sont leurs difficultés éventuelles ? Cherchez à en savoir plus pour les rassurer et mettre en place les stratégies nécessaires pour recréer une dynamique de travail positive.

Communiquer en amont

Vous le savez, un nouveau protocole sanitaire entre en vigueur à partir du 9 juin. Désormais, le télétravail à 100% ne sera plus une obligation pour ceux qui pouvaient effectuer leurs fonctions à distance depuis la fin du mois d'octobre. Alors que le retour doit se faire de manière progressive, les employeurs devront fixer un nombre minimal de jours en présentiel par semaine, par exemple deux ou trois jours pour commencer.  

Le plus tôt possible, informez vos collaborateurs des modalités du retour au bureau, même si certains points sont à ce jour encore flous. Cela leur permettra de se préparer psychologiquement ou de s’organiser, par exemple pour trouver un mode de garde pour leurs enfants. 

Par mail ou en visioconférence, expliquez à toute l’équipe comment le retour au bureau se profile, en détaillant la date, les horaires aménagés s’il y en a, la rotation des équipes, le nouveau protocole en place, quelles sont les règles pour la pause déjeuner et le port du masque, etc. 

Le Jour J et les premières semaines

Prévoir un temps d’accueil

Le jour J, et en particulier si l’équipe n’a pas été réunie au complet depuis des mois, prévoyez un point collectif pour tous vous retrouver, discuter et parler des projets en cours et à venir. C’est aussi l’occasion de faire le point sur ce qui a fonctionné pour eux, ce qui a été au contraire un défi et ce qui pourrait être amélioré. 

A noter, le nouveau protocole recommande de continuer à privilégier les réunions en audio ou en visioconférence et « lorsqu’elles se tiennent en présentiel, les réunions doivent respecter les gestes barrières, notamment le port du masque, les mesures d’aération/ventilation des locaux ainsi que les règles de distanciation ».

Rester à l’écoute de son équipe 

Puisque certains ne seront peut-être pas à l’aise pour échanger librement face à toute l’équipe, planifiez des échanges individuels avec chaque membre de l’équipe pour écouter leurs ressentis, comprendre comment ils vivent le retour au travail, les difficultés qu’ils ont rencontrées et qu’ils rencontrent aujourd’hui, leurs besoins et leurs attentes, etc. 

Planifier des moments de convivialité

Avant la crise, vous aviez l’habitude de déjeuner tous ensemble le midi ou de sortir prendre un verre tous les vendredis ? Aujourd’hui, si le nouveau protocole sanitaire ne permet pas encore de se rassembler en grand nombre, il est toujours possible d’organiser des moments informels pour se retrouver et renforcer les liens. Ainsi, à partir du 9 juin, les pots seront à nouveau autorisés, à condition bien sûr qu’ils soient organisés dans le strict respect des gestes barrières.

Pour insuffler une énergie positive à la reprise, vous pouvez aussi organiser des jeux comme un blind test ou un quiz. Du reste, c’est peut-être enfin l’occasion de célébrer les bonnes nouvelles de ces derniers mois : les naissances, les promotions, les mariages, etc.

Attention toutefois, la prudence reste de mise : si les collaborateurs ne portent pas le masque, ils doivent se tenir à une distance d’au moins deux mètres les uns des autres. Par ailleurs, mieux vaut privilégier les retrouvailles en extérieur. Si cela n’est pas possible, il est recommandé d’aérer les pièces régulièrement. 

Lancer de nouveaux défis pour remotiver les équipes

Des mois de télétravail loin du bureau et de l’ambiance énergique de l’open space ont entraîné chez certains une perte de sens et de motivation, voire une sorte d’apathie ou encore un repli sur soi. En plus d’organiser des moments de convivialité pour ressouder les équipes, il faut aussi redynamiser leur engagement et leur motivation en leur donnant de nouveaux projets, de nouveaux objectifs, individuels comme collectifs. 

Pour ne pas les décourager, évitez de fixer des objectifs trop ambitieux dès le départ. Décomposez leur objectif en petits sous-objectifs plus facilement réalisables. En commençant par des petites actions pour arriver progressivement vers l’objectif final, ils seront moins impressionnés par la montagne de choses à réaliser. De cette manière, leur progression est constante et ils peuvent constater les résultats obtenus plus rapidement. 

Et après ?

Apprendre à vivre main dans la main avec l’incertitude

Même si certaines règles sont assouplies, et notamment celles du télétravail, les équipes comme leurs managers savent que la crise n’est pas encore dernière nous. Les règles et les protocoles seront certainement amenés à changer, sans savoir quand ni comment. Alors, comment faire pour rester motivé malgré l’incertitude et les changements constants ?   
 
•    Célébrer les succès

Cette dernière année, nous avons dû affronter de nombreux obstacles, faire face à l’incertitude et à un contexte particulièrement anxiogène. Pourtant, malgré ces difficultés, cette période a certainement été marquée aussi par des réussites ! Célébrer les succès collectifs comme individuels contribue à booster la motivation des équipes et à prendre un peu de recul sur la situation.  

•    Être transparent

Même si vous n’avez pas toutes les informations et ne pouvez répondre à toutes les questions, partagez les informations qui peuvent affecter d’une manière ou d’une autre le quotidien de votre équipe. Faire preuve de transparence favorisera la confiance et l’implication des équipes. 

    Soutenir le développement professionnel

Face à l’incertitude et au changement, certaines compétences comportementales sont devenues plus essentielles que jamais. Ainsi, la capacité à rebondir et affronter les bouleversements, la capacité d’adaptation, l’intelligence collective, la confiance en soi, l’empathie et la gestion du stress sont des soft skills clés dans le monde du travail d’aujourd’hui. 

Pour continuer à bien se positionner sur le marché, renseignez-vous sur les compétences recherchées dans votre secteur et encouragez vos équipes à suivre des formations et des cours en ligne.

•    Accepter que l’on ne peut pas tout maîtriser

En période de crise, il faut savoir s’adapter à la situation et être prêt à ajuster sa façon de fonctionner en conséquence. En tant que manager, vous ne pourrez pas avoir les réponses à tout ni tout maîtriser. Et ce n’est pas grave. L’essentiel est de savoir s’adapter à la situation et aux besoins de son équipe. L’une de vos missions sera donc de les soutenir et les aider à retrouver leurs repères.

Enfin, il est plus que jamais crucial de rester soudés et de garder l’esprit d’équipe. Nous sommes logés à la même enseigne : les membres de l’équipe ont besoin de savoir qu’ils peuvent s’appuyer les uns sur les autres. Montrez l’exemple ! 
 
Mounia Jafari, Directrice Régionale, en collaboration avec Noémi Capell.
 
 
De formation supérieure en Gestion des Ressources Humaines, Mounia présente une expérience de 12 ans dans le recrutement.
Elle intègre Hays en 2011 pour développer le travail temporaire et le recrutement de profils ETAM & Techniciens.
Elle se spécialise sur les fonctions support et saisie l’opportunité de créer une équipe de consultants spécialisés sur ce périmètre.
Mounia évolue pendant 5 années sur les fonctions de Consultante et Manager avec la gestion d’une équipe de 8 collaborateurs.
En 2017, elle prend la direction du bureau de Strasbourg et passe de 15 collaborateurs à 24 en un an. Elle occupe ses fonctions jusqu’en juin 2020 pour évoluer ensuite sur un poste de Directrice Régionale Nord Est (bureaux de Nancy et Strasbourg) en Juillet 2020.
 

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