DÉCONFINEMENT : COMMENT INTÉGRER UN NOUVEAU COLLABORATEUR EN CETTE PERIODE DE CRISE ?

L’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape à ne surtout pas négliger et en cette période de crise économique et sanitaire, il est crucial de savoir s’adapter. De nouvelles considérations sont à prendre en compte : le salarié travaillera-t-il à distance ou au bureau ? Comment organiser les présentations avec l’équipe en respectant les gestes barrières et comment faire si tout le monde ou une partie de l’équipe est en télétravail ? Comment lui fournir tous les éléments dont il aura besoin pour se sentir à l’aise et commencer ses missions rapidement ? Découvrez nos conseils pour accueillir au mieux ce nouveau salarié dans votre entreprise.
 

Avant le jour J, maintenez le contact et préparez un livret d’accueil

Entre le moment où le candidat accepte la proposition et sa prise de poste, il peut se passer plusieurs semaines voire plusieurs mois. Or, pendant ce laps de temps, la vie du candidat continue et il arrive parfois que certains changent d’avis et fassent faux bond à l’employeur. Pour éviter que le vide entre le candidat et l’entreprise ne s’installe, maintenir le lien est donc capital.

C’est pourquoi il faut prendre des nouvelles de temps en temps et solliciter son attention, que ce soit par téléphone ou par mail, et ceci est encore plus nécessaire en cette période inédite où les inquiétudes sont fréquentes.

Avant le jour J, le candidat peut par exemple finaliser son embauche en signant son contrat dématérialisé. Dans un e-mail de bienvenue, on peut lui joindre un livret d’accueil regroupant toutes les ressources dont il aura besoin pour son nouveau rôle (organigramme, trombinoscope, règlement intérieur, annuaire du personnel, autres documents administratifs, liens utiles, etc.), l’abonner à la newsletter du groupe, lui transmettre des éléments de communication (plaquettes produits, vidéos, podcasts) et l’inviter à parcourir le site internet de l’entreprise ou encore les réseaux sociaux en attendant de commencer ses missions.

Si la prise de poste se fait en télétravail, on peut lui transmettre de la documentation et des conseils pour bien travailler à distance. Si le candidat est accueilli dans les locaux, il sera utile de lui adresser des documents expliquant les mesures sanitaires mises en place dans l’entreprise pour lutter contre la propagation de Covid-19.

En plus de le rassurer, ces prises de contact régulières vont renforcer sa motivation et lui donner encore plus envie de commencer à travailler chez vous. Par ailleurs, c’est aussi l’occasion d’apprendre à mieux le connaître et comprendre sa personnalité, ce dont il a besoin pour se sentir en confiance, ce qu’il attend de son intégration ou encore son ressenti sur la situation actuelle.

Présentation aux équipes

L’une des premières choses à faire est d’informer les salariés de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de leur équipe (par mail ou en visioconférence). Le salarié se sentira plus à l’aise et mieux accueilli si ses nouveaux collègues savent déjà qui il est.

Ensuite, la présentation de l’équipe est cruciale pour apprendre à connaître ceux avec qui l’on va travailler. Si le serrage de mains habituel n’est actuellement plus de rigueur, il est toujours possible de faire un tour des bureaux, en respectant bien sûr les gestes barrières et les aménagements mis en place dans l’entreprise pour protéger la santé de tous (par exemple les marquages au sol ou le sens de circulation obligatoire).

Si une partie ou la totalité des salariés est en télétravail, le mieux est d’organiser la rencontre en visioconférence (que ce soit sur Fuze, WhatsApp, Skype, etc.). Dès le premier jour ou au cours de la première semaine selon les disponibilités des uns et des autres, vous pouvez par exemple organiser un café ou un goûter virtuel pour que chacun puisse se présenter et expliquer son rôle dans l’entreprise.

Par ailleurs, pour l’aider à établir des relations avec ses collègues, impliquez-le immédiatement dans toutes les activités de l'équipe, que ce soient les réunions, les groupes de discussions des messageries instantanées ou encore les apéros virtuels.

Attribuez-lui un référent

Lorsque l’on commence un nouvel emploi, on doit apprendre puis s’habituer à une nouvelle façon de travailler, de nouveaux outils, un nouveau vocabulaire, une nouvelle culture d’entreprise, et parmi les questions habituelles s’ajoutent désormais les interrogations quant à l’aménagement des locaux et les mesures prises par l’entreprise en ces temps de crise sanitaire. Et même si l’on a reçu un livret d’accueil bien fourni, certains petits détails peuvent manquer.

Puisque qu’il n’est pas toujours évident de demander de l’aide à des collègues que l’on ne connaît pas encore (et peut-être encore plus si l’onboarding se fait à distance), il est utile d’attribuer un référent ou un tuteur. Que le nouveau salarié travaille à distance ou non, il pourra s’adresser à cette personne en toute confiance pour poser ses questions, que ce soit pour trouver un document sur le réseau de l’entreprise ou savoir qui contacter en cas de problème informatique.

Préparez son poste, même à distance

Que le salarié travaille à distance ou dans les locaux de la société, il faut s’assurer qu’il aura tous les outils nécessaires pour mener à bien ses missions. Matériel informatique (ordinateur, clavier, souris, téléphone, casque), accès aux réseaux et à l’intranet, sans oublier les indispensables stylos et carnets, les cartes d’accès et les masques de protection si le salarié travaille dans les bureaux : tout doit être prêt pour qu’il puisse commencer à travailler rapidement.

Si le nouveau collaborateur travaille à distance, il faudra veiller à ce qu’il ait une bonne connexion internet et un espace de travail adapté, et peut-être lui fournir un ordinateur portable ou un téléphone professionnel. Pour finir, indiquez-lui les personnes à contacter en cas de problème informatique.

Faites le point régulièrement

Comment le salarié vit-il son intégration ? A-t-il besoin d’un suivi renforcé, d’explications supplémentaires, de matériel ? S’il travaille à distance, est-il toujours motivé ? Un nouveau collaborateur a besoin d’un suivi régulier lors de ses premiers mois. Celui-ci peut être quotidien pendant les premières semaines lorsque cela est nécessaire, et en particulier si le salarié est en télétravail.

En effet, si ce dernier est intégré à distance, il faut alors communiquer régulièrement et maintenir le lien malgré l’absence physique. Le manager et le tuteur doivent se montrer disponibles pour répondre à ses questions et veiller à ce qu’il ne se sente pas isolé.

Marie Hathoubi, Directrice recrutement et formation, en collaboration avec Noémi Capell.

Marie Hathroubi

Diplômée d’une école de commerce, Marie a travaillé au sein d’un service RH dans le secteur de l’industrie. Elle y réalise des tâches lui permettant de découvrir l’ensemble de la fonction RH notamment au niveau recrutement, formation et administration du personnel.
Chez Hays depuis 2007, Marie a d’abord occupé le poste de consultante en recrutement pendant 4 ans pour accompagner tous types d’entreprises en Ile-de-France dans leur problématique RH et plus précisément de Recrutement.
En 2011, Marie bénéficie d’une mobilité interne et occupe aujourd’hui le poste de Directrice du recrutement et de la formation interne. Cette fonction lui permet de superviser l’ensemble des recrutements de permanents et de stagiaires sur la France & le Luxembourg ainsi que leur parcours d’intégration.