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Entrée en vigueur : 16 juin 2026
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La présente politique de confidentialité destinée aux candidats décrit comment Hays collecte, utilise, partage et protège vos données à caractère personnel lorsque vous interagissez avec nous ou lorsque nous vous contactons dans le cadre d'opportunités professionnelles.
La présente politique de confidentialité vous est applicable si vous interagissez avec Hays en qualité de candidat pour un poste permanent ou temporaire, ou en tant que freelance/sous-traitant. Elle s'applique également à vous si votre profil ou votre candidature a été transmis à Hays par un autre prestataire de recrutement, une agence ou un intermédiaire similaire.
Si vous postulez à un poste interne au sein de Hays, veuillez vous reporter à notre politique de confidentialité relative au recrutement interne.
Nous sommes le Groupe Hays (ci-après « nous »). Nous sommes responsable du traitement des données à caractère personnel, ce qui signifie que nous décidons comment et pourquoi vos données à caractère personnel sont utilisées pendant le processus de recrutement. Selon votre pays et le type d’opportunités que vous recherchez, différentes entités Hays peuvent être responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Une liste complète des responsables de traitement Hays, qui vous sont applicables, est mise à votre disposition lors de la consultation de la présente Politique de confidentialité Candidats, à l’Annexe 1 ci-dessous.
Nous ne recueillons que les données à caractère personnel nécessaires pour entrer en relation avec vous dans le cadre d’opportunités professionnelles, notamment pour l’évaluation de votre profil et, le cas échéant, la mise en place, la gestion et l’exercice de toute relation contractuelle qui pourrait en découler. Certaines données à caractère personnel (telles que votre CV et vos coordonnées) sont indispensables pour apprécier l’adéquation de votre profil au poste et évaluer votre candidature. A défaut de fournir ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure de prendre en compte votre candidature ou de poursuivre le processus de recrutement.
Veuillez noter que la liste ci-dessus des catégories de données à caractère personnel n'est pas exhaustive et est susceptible d'être modifiée en fonction de nos obligations légales, de notre intérêt légitime ou sur la base de votre consentement explicite.
Dans de nombreux cas, nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, par exemple lorsque vous soumettez votre CV, postulez à une offre, échangez avec nous ou utilisez nos services (de recrutement).
Toutefois, dans certaines circonstances, nous pouvons également recevoir vos données à caractère personnel à partir d'autres sources, notamment :
Lorsque nous obtenons vos données personnelles auprès de tiers ou de sources accessibles au public, nous le faisons uniquement dans la mesure où cela est autorisé par les lois applicables en matière de protection des données et lorsque nous disposons d'une base légale pour traiter vos données. Nous utiliserons ces données personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité à destination des candidats et aux fins qui y sont décrites.
Les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour nos activités liées au recrutement peuvent varier en fonction du pays dans lequel vous vous trouvez. Bien que nous traitions généralement les données personnelles sur la base de l’exécution d’un contrat, d'une obligation légale ou de nos intérêts légitimes lorsque la loi applicable le permet, nous pouvons nous appuyer sur votre consentement pour certaines activités de traitement ou dans les juridictions où le consentement constitue la principale base légale du traitement. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment conformément à la loi applicable. De plus amples informations sur les exigences spécifiques à chaque pays figurent à l'Annexe 1.
Lorsque nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes pour traiter vos données à caractère personnel, ces intérêts sont principalement liés à la conduite d'une activité de recrutement efficace, de haute qualité et responsable. Nos intérêts légitimes comprennent notamment :
Nous examinons attentivement l'impact de ce traitement sur vos droits et libertés et mettons en place des mesures de protection appropriées.
Finalité
Ce que nous faisons
Base juridique
Activités préalables au recrutement
Déterminer si nos services de recrutement pourraient vous intéresser ou vous être utiles.
Notre intérêt légitime consiste à identifier et à contacter de manière proactive des candidats potentiels afin de vous proposer des opportunités de carrière pertinentes et un accompagnement adapté dans le cadre du recrutement.
Intérêts légitimes
Traiter votre candidature
Etudier votre CV, évaluer votre adéquation au poste, mener des entretiens et des tests.
Notre intérêt légitime est d'évaluer votre adéquation aux postes proposés et de mettre efficacement en relation les candidats qualifiés avec les opportunités d'emploi pertinentes.
Intérêts légitimes ; Contrat
Communiquer avec vous
Planifier des entretiens, solliciter des informations, notifier des mises à jour, assurer le suivi de notre relation avec vous.
Notre intérêt légitime consiste à gérer efficacement le processus de recrutement, à vous tenir informé et à entretenir une relation appropriée et durable avec les candidats.
Relation post-recrutement
Maintenir une relation professionnelle durable ou vous accompagner dans votre prochain poste.
Notre intérêt légitime est de maintenir une relation professionnelle continue avec vous et de vous aider à identifier de futures opportunités professionnelles.
Vérification d'identité, d’antécédents, de références, de conformité et des listes de sanctions
Vérifier votre identité, vos qualifications, votre parcours professionnel, votre droit de travailler, vos antécédents judiciaires (uniquement lorsque la loi l'autorise), ainsi que votre conformité et les listes de sanctions.
Obligation légale ; intérêts légitimes ; consentement si requis
Évaluations des compétences ou tests psychométriques
Réalisation de tests spécifiques au poste avec évaluation humaine (uniquement lorsque la loi l'autorise).
Notre intérêt légitime consiste à évaluer les compétences, les aptitudes et l'adéquation au poste de nos candidats afin d'améliorer la précision et l'équité de la mise en correspondance des candidats avec les postes et de faciliter la prise de décisions de recrutement, toujours avec une intervention humaine.
Fournir des aménagements raisonnables
Utiliser les informations relatives à la santé/au handicap pour adapter notre processus de recrutement.
Consentement ; obligations en matière de droit du travail
Suivi de la diversité et de l'égalité des chances
Utiliser les données relatives à la diversité uniquement sous forme agrégée et anonyme.
Consentement ; obligation légale
Vous inclure dans notre vivier de candidats/talents
Conserver votre CV afin de vous proposer des postes futurs que nous estimons adaptés à votre profil.
Notre intérêt légitime est de maintenir une base de données de candidats organisée et exploitable afin de mettre efficacement en relation les personnes avec des opportunités d'emploi actuelles et futures, de réduire la collecte répétée de données et de fournir un soutien continu en matière de recrutement.
Administration
Consigner des informations, y compris les comptes rendus de nos entretiens, afin de permettre à nos consultants de se focaliser sur leur relation professionnelle avec vous, de garantir l'exactitude et l'actualité de nos informations, et d'améliorer la qualité de nos systèmes et processus.
Notre intérêt légitime est de documenter avec précision les conversations liées au recrutement, d'améliorer la qualité et la cohérence de nos processus de recrutement, et de permettre à nos consultants de se focaliser sur un engagement constructif avec les candidats plutôt que sur la prise de notes manuelle.
Intérêts légitimes ; Consentement
Autres services liés au recrutement
Vous proposer un service connexe, tel que des conseils pour la rédaction de votre CV, des formations ou du coaching professionnel.
Notre intérêt légitime est de fournir un accompagnement supplémentaire lié au recrutement susceptible d'améliorer votre employabilité et vos perspectives de carrière.
Amélioration du service
Améliorer votre expérience et développer ou optimiser notre technologie de recrutement, afin d'analyser la manière dont nos services de recrutement sont utilisés et de créer ou d'améliorer la qualité, l'efficacité et la fiabilité de nos processus, de nos outils et de l'expérience des candidats.
Notre intérêt légitime est de veiller à ce que nos services de recrutement restent précis, efficaces et pertinents, et à ce que les candidats se voient proposer des opportunités adaptées en temps utile.
Marketing
Pour vous contacter au sujet d'opportunités futures, d'événements de réseautage, d'informations sur un secteur d’activité ou de postes vacants que nous pensons pouvoir vous aider à pourvoir.
Lorsque nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes pour les communications liées au recrutement, celles-ci se limitent à des communications concernant des postes ou des services similaires qui correspondent à votre profil professionnel et à vos attentes.
Consentement ; intérêts légitimes
Publicité
Pour vous proposer des publicités et d'autres contenus que nous estimons pertinents pour vous, sur d'autres canaux numériques.
Ou pour utiliser vos données afin de créer des profils que nous pourrions utiliser pour promouvoir nos services.
Consentement
Analyse
Utiliser ces informations pour mieux comprendre les tendances dans le recrutement et les perspectives dans tous les secteurs d’activité.
Notre intérêt légitime consiste à analyser les tendances et les résultats en matière de recrutement afin d'améliorer nos services et de mieux comprendre l'évolution du marché du travail.
Anonymisation des données
Traiter les données à caractère personnel afin de les anonymiser, permettant ainsi leur utilisation ultérieure à des fins légitimes telles que les tests, l'analyse statistique et l'amélioration ou le développement de nos produits et services, sans identifier les personnes concernées.
Notre intérêt légitime est d'anonymiser les données à caractère personnel afin de permettre leur utilisation ultérieure à des fins d'analyse statistique, de tests et d'amélioration ou de développement de nos services de recrutement, sans qu'il soit possible d'identifier les personnes concernées.
Législation, réglementation et conformité
Conserver les registres nécessaires, répondre aux autorités, prévenir la fraude, établir, exercer ou défendre nos droits en justice.
Répondre aux audits de nos clients, y participer et remplir nos obligations de conformité envers eux.
Notre intérêt légitime consiste à satisfaire aux exigences d'audit et de conformité de nos clients, à garantir transparence et responsabilité dans la fourniture de nos services de recrutement, et à maintenir des relations commerciales de confiance avec nos clients.
Obligation légale ; intérêts légitimes
Satisfaction client
Évaluer et améliorer la satisfaction de nos clients et candidats, notamment par des enquêtes et des analyses des retours d’expérience.
Notre intérêt légitime est d'évaluer et d'améliorer la qualité, l'efficacité et la fiabilité de nos services de recrutement pour les candidats et les clients.
Enquête/Lanceurs d'alerte
Enquêter sur tout incident, plainte ou grief vous concernant, y répondre et établir des rapports à ce sujet.
Notre intérêt légitime consiste à enquêter et à répondre aux incidents, plaintes ou allégations de fautes qui nous ont été signalé, ainsi qu'à protéger l'intégrité de notre entreprise, de nos candidats et des autres parties prenantes, notamment en introduisant, en exerçant ou en défendant nos droits en justice.
Obligation légale
Relation commerciale
Pour les freelances/sous-traitants, traiter : les données à caractère personnel nécessaires à la prestation de services, y compris le suivi des performances et la facturation.
Contrat, intérêts légitimes, obligation légale
Profilage / outils automatisés
Utilisation d'outils automatisés pour faciliter la présélection ou la mise en correspondance des candidatures avec des offres d’emploi (les décisions finales ne sont jamais entièrement automatisées), et création de profils afin de nous permettre de fournir le meilleur service possible et d'optimiser la pertinence des opportunités et du contenu que nous vous proposons.
Notre intérêt légitime est de soutenir nos consultants en améliorant la pertinence de la mise en correspondance des candidatures avec des offres d'emploi, en réduisant la charge de travail administrative et en veillant à ce qu’il soit proposé aux candidats des postes correspondant à leurs compétences et à leur expérience.
Les outils automatisés sont utilisés uniquement pour soutenir la prise de décision humaine et jamais pour prendre des décisions finales d'embauche entièrement automatisées.
Intérêts légitimes ; consentement lorsque cela est requis
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement s’appuie sur un intérêt légitime. Veuillez consulter la section « Comment exercer vos droits et nous contacter ».
Nous ne vendons PAS vos données personnelles à des tiers.
Cela s'applique également aux finalités de la « California Consumer Privacy Act » (loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs) et de la « California Privacy Rights Act » (loi californienne sur les droits à la vie privée).
Si vos coordonnées sont enregistrées dans notre base de données, elles font partie de notre « vivier de candidats ». Cela nous permet de stocker et de mettre à jour vos informations, de suivre votre progression tout au long des processus de recrutement et de vous proposer des opportunités d'emploi actuelles et futures. Nos consultants consultent régulièrement le vivier de candidats afin d’identifier des correspondances potentielles avec des offres d’emploi. Si nous trouvons un poste susceptible de vous convenir, nous vous contacterons pour vérifier si vous êtes intéressé. Si c’est le cas, nous poursuivrons le processus de recrutement avec vous ; dans le cas contraire, vos coordonnées resteront dans le vivier de candidats afin qu’il puisse vous être proposé d’autres opportunités et que nous puissions continuer à vous offrir un accompagnement en lien avec le recrutement (tel que des opportunités de formation, des guides de rémunération ou des conseils relatifs aux CV et aux entretiens).
Si vous vous y opposez, nous enregistrerons et respecterons votre opposition et, si nécessaire, nous échangerons avec vous afin de déterminer les traitements que vous ne souhaitez plus que nous effectuions.
Nous appliquons la politique de conservation des données du Groupe Hays. Vos données personnelles seront conservées uniquement pour la durée nécessaire pour respecter nos obligations légales, lorsque nous entretenons une relation continue avec vous ou lorsque nous avons un intérêt commercial légitime.
Voici quelques exemples d'intérêts légitimes :
Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées de manière sécurisée ou rendues anonymes. Vous trouverez de plus amples informations sur la durée de conservation pplicable à votre situation à l'Annexe 1 ci-dessous.
Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec :
Destinataire
Motif du partage
Clients
Lorsque vous postulez à un poste chez eux ou à un poste qu'ils promeuvent
Fournisseurs de solutions de recrutement
Pour gérer les candidatures, les évaluations et le stockage
Fournisseurs de services de vérification des antécédents
Lorsque le poste l’exige et uniquement lorsque la loi l’autorise
Filiales du groupe
Lorsqu'une autre entité du groupe participe au processus de recrutement ou soutient nos activités
Autorités judiciaires ou réglementaires
Lorsque la loi nous y oblige
Prestataires de services (informatiques/cloud)
Pour le stockage sécurisé, l’hébergement et le soutien de nos opérations
Fournisseurs de services (MSP)
Pour aider Hays ou ses clients dans le cadre de nos services de gestion des ressources et/ou de recrutement
Auditeurs
Dans la mesure strictement nécessaire pour conduire ou participer à des audits internes ou externes
Autres organisations
Dans la mesure strictement nécessaire lors d'une fusion ou d'une acquisition impliquant le groupe Hays ou ses entités juridiques
Nous exigeons de tous les tiers qu'ils protègent vos données, qu'ils ne les utilisent que conformément à nos instructions et qu'ils veillent à ce que des mesures de protection appropriées soient en place.
En tant qu’organisation multinationale, vos données personnelles peuvent être consultées ou hébergées dans des pays autres que votre pays de résidence.
Chaque fois que nous transférons des données à caractère personnel à l'international, nous utilisons l'un ou plusieurs des mécanismes suivants :
Si nécessaire, nous réalisons des analyses d'impact relatives au transfert de données afin d'évaluer le risque lié au transfert de vos données à caractère personnel et de nous assurer que des garanties suffisantes sont en place.
Vous pouvez demander d’avantage d'informations sur ces garanties.
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer des droits suivants :
Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en matière de protection des données, ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter l'entité Hays responsable du traitement de vos données. La responsabilité pouvant varier en fonction de votre pays et de la nature de votre relation avec nous, les coordonnées appropriées peuvent différer.
La liste complète des entités Hays concernées et leurs coordonnées, y compris les points de contact en matière de protection des données, est fournie à l'Annexe 1 ci-dessous.
Vous pouvez également contacter l'autorité locale de protection des données si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse.
Nous cherchons sans cesse à améliorer nos services et à permettre à nos collègues de vous aider à trouver l'opportunité qui correspond au mieux à vos compétences et à votre expérience. Nous utilisons des outils automatisés pour faciliter la présélection ou la mise en relation, mais les décisions d'embauche ne sont jamais prises uniquement par des moyens automatisés. Une évaluation humaine est toujours incluse. Notre utilisation de l'IA vise à mettre en relation les meilleurs candidats avec les meilleures opportunités, et à alléger la charge administrative de nos collègues afin qu'ils puissent consacrer plus de temps à vous rencontrer et à comprendre vos besoins. Nous n'utiliserons jamais l'IA pour automatiser entièrement le processus de recrutement, et nous ferons preuve de transparence quant à notre utilisation de l'IA tout au long de nos processus de recrutement.
Nous améliorons constamment nos mesures de sécurité organisationnelles et techniques afin de garantir la sécurité de vos données, notamment au moyen de formations régulières de nos collègues, de contrôles d'accès basés sur les rôles, de dispositifs de détection des cybermenaces, du chiffrement des données, du stockage sécurisé des données et d'audits réguliers.
Nous pouvons mettre à jour cette politique afin de refléter les changements apportés à nos pratiques ou aux exigences légales. La dernière version sera toujours disponible sur notre site internet et comportera une « date d'entrée en vigueur ». Les modifications importantes seront communiquées lorsque cela sera nécessaire.
QUI SOMMES-NOUS
Emposo
Dans le cas où plusieurs des entités Hays énumérées ci-dessus déterminent conjointement les moyens et les finalités du traitement de vos données à caractère personnel, ces entités Hays traiteront ces données à caractère personnel en tant que responsables conjoints du traitement au sens de l'article 26, paragraphe 1, du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Nous respectons les exigences imposées par le RGPD en ce qui concerne l'établissement de relations de responsables conjoints du traitement entre les entités Hays. Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du RGPD concernant le traitement de vos données à caractère personnel par des entités Hays agissant en tant que responsables conjoints du traitement, veuillez nous contacter via les canaux indiqués ci-dessus.
COMMENT EXERCER VOS DROITS ET NOUS CONTACTER
Vous pouvez contacter le service chargé de la protection des données et le délégué à la protection des données par e-mail : [email protected]
Vous pouvez également nous contacter par courrier postal: Attn. DPO Hays France 147 Boulevard Haussmann 75008 – Paris France
DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Nous conserverons vos données personnelles dans notre système pendant une période pouvant aller jusqu'à deux ans à compter de la date à laquelle nous les avons collectées ou à laquelle nous avons eu un contact significatif avec vous (ou, le cas échéant, avec l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou avec laquelle vous collaborez). Passé ce délai, il est probable que vos données ne soient plus pertinentes au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Nous pouvons conserver vos données personnelles dans nos systèmes pendant une période plus longue si nous estimons de bonne foi que cela est nécessaire, par exemple en raison de nos obligations envers les autorités fiscales ou dans le cadre d'un litige anticipé.
Nous considérerons qu'il y a eu un contact significatif avec vous dans ce contexte si, par exemple, vous nous soumettez un CV via notre site internet, participez à l'une de nos formations en ligne, communiquez avec nous au sujet de postes potentiels (que ce soit par communication verbale ou écrite) ou cliquez sur l'un de nos messages marketing. Le fait que vous receviez, ouvriez ou lisiez un message électronique de notre part ne sera pas considéré comme un contact significatif à ces fins ; ce n'est un contact significatif que si vous cliquez sur un lien ou répondez directement au message – nous ne considérerons qu'il y a eu contact significatif de votre part qu'en cas d'action positive de votre part.
Pour les candidats dont les services sont fournis par l'intermédiaire d'une société tierce ou d'une autre entité, un contact significatif avec vous signifie un contact significatif avec la société ou l'entité qui fournit vos services. Lorsque cette société ou entité nous informe qu'elle n'entretient plus de relation avec vous, nous conserverons vos données pendant une durée maximale de deux ans à compter de ce moment ou, si cette date est postérieure, pendant une période de deux ans à compter du moment où nous aurons par la suite un contact significatif directement avec vous.
Pour les candidats qui souhaitent uniquement que nous traitions leurs données à caractère personnel dans le cadre d'une candidature spécifique à un poste et qui se sont opposés à faire partie du vivier de candidats, nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales et réglementaires.
COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Catégories particulières de données à caractère personnel
A titre de base légale principale, nous traitons des catégories particulières de données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire aux fins de l'exécution d'obligations et de l'exercice de droits spécifiques dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD, dans la mesure où ce traitement est autorisé par la législation applicable et soumis à des garanties appropriées.
Cela peut notamment inclure des situations où le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel est nécessaire :
Dans certains cas limités, nous pouvons nous fonder sur votre consentement explicite conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD pour traiter des catégories particulières de données à caractère personnel.
Traitement fondé sur le consentement
Dans certaines circonstances, nous nous appuyons sur votre consentement comme base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel, notamment :
Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, celui-ci est donné librement, est spécifique, éclairé et non équivoque, et peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Consentement « soft opt-in » pour les communications liées au recrutement
Lorsque la législation applicable le permet, Hays peut vous contacter pour vous envoyer des communications liées au recrutement sans obtenir de consentement distinct lorsque:
Vous pouvez vous opposer à la réception de ces communications à tout moment, sans frais, en utilisant le mécanisme de désabonnement fourni ou en nous contactant comme indiqué dans la présente politique de confidentialité à destination des candidats.
VARIATION LOCALE
Rémunération actuelle
Hays ne sollicitera jamais la communication de votre rémunération actuelle. Cette information n’est susceptible d’être traitée que lorsqu’elle est transmise spontanément par le candidat. En outre, Hays ne demande en aucun cas la communication de bulletins de salaire antérieurs et procède à la suppression immédiate et sécurisée de tout document de cette nature dès lors qu’il en a connaissance.
Prise de référence
Toute prise de référence n’est effectuée qu’avec votre consentement préalable.
Antécédents judiciaires
Lorsque cela est requis par une disposition légale spécifique ou en cas de lien direct et nécessaire entre les informations du casier judiciaire et le poste à pourvoir, Hays peut effectuer une vérification de l’extrait du bulletin n° 3 de votre casier judiciaire pour s’assurer qu’il ne présente pas d’incompatibilité avec le poste en question. Dans ce cas, nous conservons un document attestant de la vérification de votre casier judiciaire, sans reproduire son contenu. Ce document est uniquement conservé pour la durée imposée par les lois applicables. Nous ne conservons en aucun cas l’extrait de votre casier judiciaire ni des informations s'y afférant.
Autre
Vous disposez du droit de nous indiquer la manière dont vous souhaitez que nous conservions, supprimions et/ou communiquions vos données personnelles en cas de décès.
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