Nous recherchons pour notre client, cabinet d’audit sur Lille, son futur Assistant de direction pour rejoindre l’équipe des Assistants Assurance du bureau de Lille.

Responsabilités :
* Gestion de l’agenda de ses associés audit :
• Organisation des réunions internes, des réunions clients
• Organisation des déplacements professionnels
• Gestion des appels
• Gestion du courrier entrant et sortant

* Commissariat aux comptes (CAC) :
• Préparation des lettres de mission (LM) et des échéanciers (vérification des budgets et des dates d’intervention); gérer l’envoi et le suivi des documents
• Création des OTP à chaque nouvelle mission
• Mise en page des rapports (forme)
• Revue des rapports (fond : date du rapport en corrélation avec la date d’AG, organe de nomination, etc) ; mise à la signature des associés
• Mise en forme de délivrables (accusé de réception, interoffice, mémo, etc) pour les clients référés
• Gestion des mandats CAC (nomination/démission) ; récolte des informations nécessaires ; courrier d’acceptation/renouvellement de mandat à préparer
• Mise à jour des fiches mandats
• Contrôle des données financières et des honoraires/heures pour les déclarations d’activité ; validation avec les associés
• Courriers divers (réponse aux convocations, notes internes, etc.)
• Appels d’offres/proposition de services : mise en page, relecture et dépôt le cas échéant sur les plateformes

* Documents de suivi : mise à jour des différents documents de suivi qui servent à piloter l’activité du bureau : suivi LM, suivi des mandats, rétroplanning CAC, suivi des rapports spéciaux (rapports de carence par exemple), etc.
* Budget/portefeuille : préparation des données chiffrées nécessaires à l’établissement du portefeuille des associés 2 fois/an

* Achats/bons de commande :
• Référencement des fournisseurs/prestataires, création et suivi des bons de commandes…) dans le cadre de l'organisation d’évènements
• Recherche de prestataires pour évènements internes ponctuels

Autres missions :
• Accueil des prestataires et des clients
• Gestion courrier entrant (scan) et sortant (affranchissement)
• Déclaration des incidents et lancement des interventions de certains prestataires

La personne que nous recherchons possède 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire en assistanat de direction. Le rôle implique une polyvalence et un esprit d’équipe accrus. Il doit être capable de hiérarchiser les priorités, de gérer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter rapidement à de nouveaux outils.
#LI-DNI